หน่วยการเรียนรู้ที่ 3 การจัดการสารสนเทศ

1.ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริง (fact) ที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์พิเศษ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ซึ่งสามารถบันทึกไว้อย่างต่อเนื่องและมีความหมายอยู่ในตัว เช่น ชื่อนักเรียน อายุ เพศ จำนวนประชากร เป็นต้น


สารสนเทศ (information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ต่างๆ หรือเป็นข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งาน ทันต่อเวลาและอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้สะดวก ซึ่งสารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี

การประมวลผล (processing) หมายถึง การกระทำของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล เช่น การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลำดับ การจัดกลุ่มข้อมูล การทำรายงาน เป็นต้น


2. ประเภทของข้อมูล

                    ซึ่งแบ่งได้ 2 ประเภท ดังนี้

                       2.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น การสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง ข้อมูลการเข้าชั้นเรียนของนักเรียน เป็นต้น

   

                       2.2 ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการนำข้อมูลที่ผู้อื่นรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ มาใช้งานโดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่นสถิติจำนวนประชากรที่กรมการปกครอง เป็นต้น


3.วิธีการประมวลผลข้อมูล

                       มี 2 วิธี คือ

                       3.1 การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) เป็นวิธีการนำข้อมูลแต่ละรายการที่ถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที เช่น การกดเงินจากตู้ ATM เป็นต้น

  

                       3.2 การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาหนึ่งและนำข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของนักเรียน เมื่อถึงสิ้นเดือนโรงเรียนจะนำข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานประจำเดือน เป็นต้น


4.ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

                       1) มีความถูกต้องแม่นยำ (accuracy)

                       2) ทันต่อเวลา (timeline)

                       3) มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (complete)

                       4) มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้

                       5) สามารถพิสูจน์ได้ (verifiable)

5.การจัดการสารสนเทศ

   5.1 การรวบรวมข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูล

                       1) การรวบรวมข้อมูล คือ การเสาะหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นมารวมกัน ได้แก่ ข้อมูลจากแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกต เป็นต้น

                       2) การตรวจสอบข้อมูล คือ การพิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูล หากพบว่าข้อมูลผิดก็จะต้องทำการแก้ไข

    5.2 การประมวลผลข้อมูล

                             เป็นการกระทำของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล ได้แก่ การคำนวณ การเปรียบเทียบ การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการจัดทำรายงาน

                       5.3 การดูแลรักษาข้อมูล

                                           1) การจัดเก็บข้อมูล เช่น บันทึกข้อมูลไว้ในหน่วยความจำสำรอง เช่น ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น

                                           2) การทำสำเนาข้อมูล เช่น คัดลอกข้อมูลจากแฟ้มต้นฉบับและบันทึกไว้ในหน่วยความจำสำรอง เป็นการ backup file (แฟ้มข้อมูลสำรอง)

                                           3) การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำข้อมูลมาเผยแพร่ทางอินเทอร์เน็ต

                                           4) การปรับปรุงข้อมูล เป็นการแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน

6. ระบบสารสนเทศ

                       ระบบสารสนเทศ (Information System : IS) หมายถึง ระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการใช้งานของผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                       องค์ประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 องค์ประกอบ ดังนี้

                       6.1 ฮาร์ดแวร์ (hardware) คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง

   

                       6.2 ซอฟต์แวร์ (software) คือ โปรแกรมหรือชุดคำสั่งคอมพิวเตอร์ทำงาน ซึ่งซอฟต์แวร์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

                                           1) ซอฟต์แวร์ระบบ เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมในปัจจุบัน สามารถแบ่งได้ 2 แบบ ดังนี้

                       1.1) ระบบปฏิบัติการบนคอมพิวเตอร์ ได้แก่

·      วินโดว์(windows xp,7,8,10)

 
 
  

·      ยูนิกซ์ (Unix)


·      ลินนุกซ์ (Linux)


·      แมค  (Mac OS)


·      ดอส (DOS)


1.2) ระบบปฏิบัติการบนมือถือ ได้แก่

·      วินโดว์โฟน (windows phone)


·      แอนดรอยด์ (Android)


·      ไอโอเอส (IOS)


·      ซิมเบียน (Symbian)


        2) ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ ตามผู้ใช้ต้องการ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word), ไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel), ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ (Microsoft PowerPoint)  เป็นต้น

                       6.3 ข้อมูล(data)และสารสนเทศ(information)

                       6.4 บุคลากร (peopleware) เป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ

                       6.5 กระบวนการทำงาน (procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานที่ผู้ใช้ต้องทำตาม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ

7. ระดับของสารสนเทศ

มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้

  7.1 ระดับบุคคล จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การพิมพ์งานในโปรแกรมWord, การนำเสนองานในโปรแกรมPowerPoint, การสร้างตารางคำนวณด้วยโปรแกรม Excel

เป็นต้น

   7.2 ระดับกลุ่ม เป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน เช่น การประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย (Video Conference System)

   7.3 ระดับองค์กร เป็นการทำงานแผนกต่างๆในองค์กร เช่น แผนกการขายและการตลาด มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้ในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจ

Comments